Rapport de vérification interne - Vérification du Cadre de contrôle de gestion du Fonds pour le transport en commun

Rapport final - Juin 2009

Table des matières

1. Sommaire

Le programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun (FTC) a été établi en 2005 pour contribuer aux objectifs environnementaux du gouvernement du Canada, soit l'assainissement de l'air et la réduction des gaz à effet de serre (GES), par l'entremise d'un appui ciblé à l'infrastructure des transports en commun dans les collectivités canadiennes.

En mai 2005, le gouvernement du Canada a approuvé un montant pouvant aller jusqu'à 800 millions de dollars qui serait affecté au transport en commun dans les provinces et les territoires selon une formule fondée sur la population. Pendant l'exercice 2005-2006, Infrastructure Canada a affecté 400 millions de dollars aux provinces et aux territoires. Les 400 millions qui restaient ont été redirigés vers la Fiducie d'investissement pour les transports en commun, gérée par le ministère des Finances.

Les vérificateurs reconnaissent que le programme de paiement de transfert du FTC a été conçu de façon à tirer parti de la conception de programme créée pour le programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE). En utilisant l'architecture du FTE pour le FTC, le gouvernement du Canada a simplifié le processus de négociation avec les provinces et les territoires et a réduit le plus possible le besoin d'un mécanisme de mise en œuvre additionnel et de structures de rapport. Ceci étant dit, les vérificateurs ont constaté que tout programme d'affectation de fonds à terme ou ponctuelle devrait être considéré comme un programme indépendant à tous les égards.

La vérification a permis de constater que les cadres de régie et de responsabilité établis pour le programme du FTC ont été mis en œuvre par l'entremise d'ententes qui ont été négociées, rédigées et signées par les parties. Les ententes du FTC ont été élaborées de manière à tenir compte des trois ordres de gouvernement (fédéral-provincial-municipal), et reconnaissaient le besoin de bâtir des partenariats solides offrant la flexibilité de mettre en œuvre le programme tout en établissant les conditions de régie et de responsabilité. Plus spécifiquement, les ententes du FTE entraînent des rôles et responsabilités tripartites : INFC a conçu et surveille le programme; les provinces et les territoires (ou les associations municipales), mettent en œuvre et administrent le programme en fonction des exigences de leurs administrations en recevant et en redistribuant les fonds et en gérant le compte rendu de la réalisation de leurs obligations et de leurs engagements; et les municipalités prennent les décisions quant aux projets admissibles dans lesquels elles veulent investir en fonction des priorités locales, en gèrent la mise en œuvre et rendent compte des résultats.

La vérification a permis de déterminer qu'INFC gère efficacement le programme du FTC en supervisant trois activités principales :

  1. entretenir le lien avec les provinces et les territoires,
  2. examiner les Rapports annuels des dépenses et les Rapports de vérification (RAD/Rapport de vérification),
  3. définir les résultats obtenus par l'entremise de l'utilisation du Fonds pour le transport en commun et en rendre compte.

Voici un résumé de nos observations et les possibilités d'améliorations relativement à chacun de ces points :

  1. Afin d'entretenir son lien avec les provinces et les territoires, INFC a créé une unité organisationnelle distincte constituée d'une équipe solide se composant d'employés d'expérience qui ont évolué dans le sens du développement et de la mise en œuvre du programme de paiement de transfert du FTE et l'ajout du FTC.
  2. INFC a fait de l'examen du RAD/Rapport de vérification le pivot de ses activités de surveillance et de rapport et a mis au point un certain nombre d'outils et de processus pour exécuter et appuyer ses examens. Toutefois, la mise en place de ces processus doit être renforcée pour s'assurer que tout problème relativement au FTC est relevé, traité et réglé dans les meilleurs délais, et pour qu'une rétroaction soit donnée aux bénéficiaires.

    Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) d'Infrastructure Canada est le principal système de rapport des renseignements de base sur les projets et programmes pertinents pour la gestion de tous ses programmes d'infrastructure. Toutefois, les bénéficiaires du programme du FTC se sont vus offrir l'occasion d'utiliser leurs propres systèmes et seulement deux provinces ont adopté le SPGII. Par conséquent, l'information fournie à INFC arrive sous différentes formes et le secteur des programmes doit procéder manuellement au groupement de l'information à l'échelle nationale, ce qui est un processus lourd, long et vulnérable aux erreurs.

  3. Dans l'ensemble, il faut améliorer et mieux documenter le processus de surveillance et de rapport adopté par INFC pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent, en temps opportuns, de l'information fiable et complète pour appuyer leurs décisions et communiquer les résultats des ententes du FTC.

    Les bénéficiaires du programme FTC doivent rendre compte des résultats obtenus en incorporant des renseignements sur le rendement dans leurs RAD/Rapports de vérification et en soumettant un Rapport sur les résultats avant le 30 septembre 2009, et périodiquement par la suite. INFC, à son tour, s'appuie sur ces renseignements pour préparer différents rapports nationaux tels que le Rapport ministériel sur le rendement, le Rapport sur les plans et les priorités, ou d'autres rapports spéciaux.

    La vérification a permis de constater que bon nombre d'administrations étaient incertaines quant à la façon de procéder pour choisir les indicateurs de rendement pour rendre compte de leurs résultats. INFC a effectué énormément de travail pour résoudre le problème, mais il reste beaucoup à faire.

Notre opinion globale sur la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et sur le caractère adéquat des pratiques de gestion qui ont été mises en place pour le Programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun est qu'ils sont satisfaisants pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

Original signé par

Linda Saunders
La dirigeante principale de la vérification,
Bureau de l'infrastructure du Canada

Date

2. Contexte

Mis sur pied en 2005, le Fonds pour le transport en commun (FTC) est conçu pour contribuer aux objectifs environnementaux du gouvernement du Canada, soit l'assainissement de l'air et la réduction des gaz à effet de serre (GES), par l'entremise d'un appui ciblé à l'infrastructure des transports en commun dans les collectivités canadiennes.

En mai 2005, le gouvernement du Canada a approuvé un montant pouvant aller jusqu'à 800 millions de dollars qui serait affecté au transport en commun dans les provinces et les territoires selon une formule fondée sur la population. Pendant l'exercice 2005-2006, Infrastructure Canada a affecté 400 millions de dollars aux provinces et aux territoires dans le cadre du programme de paiement de transfert du FTC. Les 400 millions qui restaient ont été redirigés vers la Fiducie d'investissement pour les transports en commun, gérée par le ministère des Finances.

Le programme de paiement de transfert du FTC a été conçu de façon à tirer parti de la conception de programme créée pour le programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE). En utilisant les conditions du FTE comme fondement pour les ententes pour le FTC, le gouvernement du Canada a réduit le plus possible le besoin d'un mécanisme de mise en œuvre additionnel et de structures de rapport et a simplifié et facilité le processus de négociation avec les provinces et les territoires.

Comme le programme de paiement de transfert du FTE, le FTC est catégorisé comme un « autre programme de paiement de transfert » étant donné qu'il ne correspond pas au modèle de programme de contribution typique ou au modèle de subventions. Contrairement aux programmes de contribution typiques, le financement offert aux termes de ce programme a été versé aux bénéficiaires avant que les dépenses pour lesquelles le financement était destiné aient été engagées. Contrairement aux programmes de subventions typiques, le FTC se fonde sur une formule qui nécessite des crédits annuels qui avaient  été déterminés pour la période de deux ans, et impose un nombre élevé de conditions aux bénéficiaires jusqu'à la fin de l'entente. Enfin, les paiements de transfert ont été versés à une combinaison (qui variait selon la province ou le territoire) de provinces, territoires et à la demande d'entités provinciales/territoriales et municipales, d'organismes de transit ou de municipalités.

Les ententes sur le FTC signées par les parties entraînent des rôles et responsabilités tripartites : INFC a conçu et surveille le programme; les provinces et les territoires (ou les associations municipales) mettent en œuvre et administrent le programme en fonction des exigences de leurs administrations en recevant et en redistribuant les fonds et en gérant le compte rendu de la réalisation de leurs obligations et de leurs engagements; et les municipalités prennent les décisions quant aux projets admissibles dans lesquels elles veulent investir en fonction des priorités locales, en gèrent la mise en œuvre et rendent compte des résultats.

Au 5 mai 2009, le FTC avait versé un financement totalisant 400 millions de dollars à toutes les provinces et territoires. À leur tour, les provinces et territoires, par l'entremise de leurs municipalités respectives, ont investi 230,04 millions de dollars, ventilés ainsi :

Montants en millier de dollars

Signataire Fonds pour le transport en commun Affection par administration 2005-2006 Montant cumulatif reçu du Canada
(2006-2007)Voir note de bas de page 1
2007-2008 Montants investis Montant cumulatif investi ou engagé
(2006-2008)
Colombie-Britannique 52 543 52 543 6 251 43 058
Alberta 40 091 40 091 16 352 36 355
Saskatchewan 12 463 12 463 0 0
Manitoba 14 653 14 653 1 535 2 374
Ontario 155 169 155 169 11 141 133 896
Québec 94 443 94 443 2 711 2 711
Nouveau-Brunswick 9 408 9 408 0 1 246
Nouvelle-Écosse 11 732 11 732 0 8 288
Île-du-Prince-Édouard 1 727 1 727 0 1 727
Terre-Neuve-et-Labrador 6 473 6 473 0 0
Yukon 391 391 0 391
Territoires du Nord-Ouest 536 536 0 0
Nunavut 371 371 0 0
TOTALVoir note de bas de page 1 400 000 400 000 37 991 230 044

Les sections qui suivent énoncent l'objectif de la vérification, ainsi que l'étendue et l'approche de cette dernière.

3. Objectif de la vérification

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance qu'un cadre efficace de contrôle de gestion (politiques, procédures, systèmes et contrôles) et que des pratiques de gestion appropriées sont en place pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

4. Étendue de la vérification

L'étendue de la vérification incluait une évaluation de l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et de la pertinence des pratiques de gestion utilisées pour le Programme de paiement de transfert du FTC, ainsi qu'une évaluation d'un échantillon de documents financiers et non financiers clés associés au Programme de paiement de transfert du FTC.

5. Stratégie de vérification

La vérification a été exécutée conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada.

Les vérificateurs ont utilisé la technique d'échantillonnage dirigé pour déterminer la taille de l'échantillon et pour choisir les éléments à examiner et les personnes à interviewer. Cette approche était la plus appropriée étant donné que bon nombre des sondages et procédures de vérification débordaient d'un contexte statistique p. ex. examen des ordres du jour de réunions, des comptes rendus de discussions, et entrevues avec des intervenants clés. Un échantillonnage dirigé est une technique d'échantillonnage non statistique et les résultats ne peuvent être extrapolés à l'ensemble de la population.

Étant donné que la conception du programme de paiement de transfert pour le FTC est symétrique à celle du FTE et que les deux programmes sont administrés par la Direction générale des opérations des programmes d'INFC, on a déterminé que ces deux vérifications du cadre de contrôle de gestion seraient effectuées simultanément.

Par conséquent, les phases d'examen des deux vérifications ont été exécutées simultanément et ont débuté à la fin de janvier 2009 pour se terminer à la fin d'avril 2009. Différentes techniques ont été utilisées, notamment des entrevues, l'examen de documentation financière et non financière, l'échantillonnage de dossiers/documents et des examens analytiques. Les critères de vérification se sont fondés sur les politiques, procédures et lois applicables ainsi que sur les Contrôles de gestion fondamentaux du secrétariat du Conseil du Trésor.

Dans le cadre de la planification préliminaire associée aux vérifications du cadre de contrôle de gestion, une évaluation du risque du Programme de paiement de transfert du FTC a été effectuée par rapport au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) élaboré par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

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Secrétariat du Conseil du Trésor

Les résultats de l'évaluation du risque ont indiqué que les éléments du cadre énoncés ci-dessous méritaient d'être examinés davantage pour le Programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun et ont été inclus dans l'étendue de la vérification.

Régie et orientation stratégique – Dans le cadre de la vérification, on a examiné les processus de régie en place pour soutenir le Programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun (FTC). Ces processus de régie incluaient la conception du programme et les processus de gestion du risque qui soutiennent les priorités ministérielles (y compris l'affectation des ressources), la surveillance et le compte rendu des résultats de programme, ainsi que les structures organisationnelle et de responsabilisation.

Personnes – Dans le cadre de la vérification, on a examiné la capacité interne d'Infrastructure Canada de soutenir le Programme de paiement de transfert du FTC afin de déterminer si la capacité de recherche et d'analyse est développée et entretenue pour soutenir la surveillance, les rapports, et les conseils sur le programme à la haute direction.

Gérance – Dans le cadre de la vérification, on a examiné les ententes de partenariats d'Infrastructure Canada avec les provinces, les territoires et les associations municipales (ou de transit) pour s'assurer que les ententes ont été établies conformément avec les dispositions précisées dans les présentations au Conseil du Trésor relatives au Programme de paiement de transfert du FTC. La vérification a également permis de déterminer si le régime de contrôle d'Infrastructure Canada (les ressources financières, humaines et informationnelles) est intégré, efficace et communiqué à tout le personnel.

Responsabilisation – La vérification a permis d'examiner les ententes de partenariats d'Infrastructure Canada avec les provinces, les territoires et les associations municipales (ou de transit) pour s'assurer que les rôles et les responsabilités relatives aux résultats du Programme de paiement de transfert du FTC, sont clairement assignés et correspondent aux ressources, qu'ils sont communiqués et compris, et que les délégations tiennent comptent des capacités.

Politiques et programmes – La vérification a permis d'examiner les politiques et procédures en place pour le Programme de paiement de transfert du FTC pour s'assurer qu'elles sont appropriées et assurent adéquatement la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière. La vérification a également permis de déterminer si les politiques et procédures ont été communiquées et comprises.

Résultats et rendement – La vérification a permis d'examiner le processus en place pour soutenir la surveillance et le rapport de renseignements pertinents concernant les résultats du Programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun, et de déterminer la mesure dans laquelle il est utilisé pour soutenir les décisions relatives au programme.

Rapport

À la suite de la phase d'examen, l'équipe de vérification a préparé un certain nombre de feuilles de constatations de vérifications ainsi que des recommandations et les ont communiquées aux gestionnaires du programme et à la haute direction de la Direction générale des opérations de programme pour validation et commentaires.

Une fois les feuilles de constatations de vérification complétées et validées, les vérificateurs ont recueilli toute la documentation pertinente et préparé une ébauche de rapport à l'intention de la SMA, Opérations des programmes. La SMA a, à son tour, fait des commentaires et formulé le plan d'action de la direction en réponse aux recommandations de la vérification.

Ce rapport, qui inclue le plan d'action de la direction, a été présenté et approuvé par le Comité de vérification ministériel, le 11 juin 2009.

6. Résultats de la Vérification

Aux fins du présent rapport, le classement des risques résiduels associés aux constatations de la vérification se fait selon une échelle en trois points, faible, moyen, élevé, et ces derniers sont jugés subjectivement en fonction des connaissances sur le cadre de contrôle de gestion du FTC recueillies pendant la vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :

Élevé – Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.

Modéré – Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.

Faible – Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risque résiduel significatif pour les objectifs d'INFC.

6.1 Régie et responsabilisation

Observation
Risque faible

Le FTC a été conçu en prenant appui sur les ententes du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE) en fournissant du financement ciblant l'infrastructure des transports en commun. Ainsi, les processus de régie du FTE, le cadre de responsabilité défini dans les dispositions des ententes du FTE, ainsi que la structure organisationnelle impliquée dans la mise en œuvre du FTE ont tous été utilisés pour créer et mettre en œuvre le FTC. Cette approche a permis à INFC de réduire le plus possible le besoin d'un autre mécanisme de mise en œuvre et d'une structure de rapport et de profiter de l'expérience et du dévouement de l'équipe d'employés présentement responsables du FTE.

Les vérificateurs ont examiné un certain nombre d'ententes du FTC conclues avec les provinces et les territoires et ont constaté qu'elles étaient négociées et rédigées d'une manière qui respecte les trois ordres de gouvernement (fédéral-provincial-municipal). Les ententes respectent également la nécessité d'équilibrer la flexibilité dans la mise en œuvre du programme tout en établissant les conditions de responsabilité et obligations de rendre compte.

Les vérificateurs constatent également que les processus clés de régie en place pour soutenir le FTC, c.-à-d. la conception des programmes, le Comité de surveillance, les ateliers nationaux, le Comité de gestion des enjeux et le Comité de gestion des programmes sont bien conçus.

Par ailleurs, la mise en œuvre et l'intégration du FTC au FTE ont entraîné certaines conséquences non intentionnelles. Par exemple, les vérificateurs ont observé que les rencontres du Comité de surveillance sont structurées autour du FTE et qu'aucun point précis de l'ordre du jour n'est consacré au FTC. Les ateliers nationaux sont axés sur les catégories de projets admissibles et les engagements du FTE alors que les éléments du FTC sont incorporés, lorsque nécessaire, dans la catégorie « transports en commun » des projets admissibles du FTE. Nos entrevues avec les participants ont confirmé qu'ils considèrent le FTC comme un « ajout » à la catégorie « transports en commun » du FTE plutôt que comme un programme indépendant.

Nos discussions avec la gestion d'INFC a confirmé que les risques associés au FTC sont plus bas que pour le FTE et le FTC n'était pas à l'ordre du jour du FTE parce qu'il n'y avait aucun enjeu dont il fallait discuter.

En conclusion, l'expérience tirée du FTC devrait être utilisée comme une « leçon apprise » : toute affectation à terme ou ponctuelle d'un programme de financement devrait être considérée et gérée comme un programme indépendant distinct à tous égards. Ceci signifie que ces affectations devraient figurer comme point explicite aux ordres du jour du Comité de surveillance et devraient être gérées à l'interne comme des programmes précis plutôt que comme un élément d'un autre programme. De plus, INFC devrait s'assurer de tenir à jour des dossiers complets et exacts.

Le FTC est un programme appelé à disparaître et tous les fonds distribués doivent être dépensés d'ici le 31 mars 2010. Au moment des travaux de vérification, l'information présentée indiquait qu'un certain nombre de provinces et territoires n'avaient pas dépensé les fonds qu'ils avaient reçus et, dans certains cas, qu'ils n'avaient jamais fait rapport de l'utilisation de ces fonds. Les vérificateurs ont déterminé qu'il s'agissait là d'un secteur de risque car il se peut que tous les fonds du Fonds pour le transport en commun ne soient pas dépensés lorsque le programme prendra fin.

La direction reconnaît l'existence d'un risque potentiel; toutefois, le niveau de risque doit être qualifié, étant donné que les paramètres du programme du FTC et les systèmes sont établis dans les administrations provinciales et territoriales. De plus, les activités du projet au sein des administrations provinciales et territoriales progressent et l'échéance du 31 mars 2010 pour les engagements en matière de dépenses devrait être respectée.

Recommandation Plan d'action de la direction

6.1.1 Aucune mesure n'est nécessaire.

6.1.1 S.O.

Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

6.2 Gérance

Observation
Risque faible

Contrôles financiers :

La vérification a permis de constater que les pouvoirs financiers, les politiques et les procédures relatives à la comptabilité des dépenses sont établies et communiquées, que les versements effectués aux bénéficiaires initiaux se conforment aux dispositions énoncées dans la présentation au Conseil du Trésor et dans les ententes des bénéficiaires initiaux, et les exigences en matière de traitement des paiements ont été remplies en temps opportun.

Risque modéré

Contrôles de surveillance et de rapport :

Pour assurer que les provinces et les territoires soient responsables et répondent des sommes qui leur ont été affectées et qu'elles ont reçues aux termes du programme de paiement de transfert du FTC, ainsi que des décisions d'investissement dans le FTC qui ont été prises dans leur domaine de compétence, Infrastructure Canada exige que chaque province et territoire soumette annuellement un Rapport annuel des dépenses et un Rapport de vérification (RAD/Rapport de vérification).

La vérification a permis d'établir que le RAD/Rapport de vérification est l'instrument de contrôle et de rapport clé qu'INFC reçoit et étudie de façon régulière pour assurer la conformité avec les exigences de programme et l'atteinte des résultats du programme. INFC a fait de ces rapports le point central de ses activités de surveillance et de rapport et a élaboré un certain nombre d'outils et de processus pour pouvoir exécuter et appuyer ses analyses.

Les responsables de la vérification ont choisi neuf RAD/Rapports de vérification de bénéficiaires initiaux pour en effectuer un examen détaillé et ont constaté certaines faiblesses et incohérences : l'analyse des états financiers se limite habituellement à vérifier l'exactitude des chiffres sans une analyse détaillée d'éléments comme le taux de rentabilité des investissements utilisé pour calculer l'intérêt couru sur les fonds non dépensés, et les frais administratifs; la liste des projets est acceptée sans autre examen de l'information clé comme l'état de leur mise en œuvre ou d'achèvement; la matrice de contrôle utilisée par l'agent de projet pour résumer l'analyse du RAD/Rapport de vérification n'est pas systématiquement utilisée et certaines omissions ont été relevées. Dans certains cas, il n'y a rien au dossier pour indiquer que le RAD/Rapport de vérification a été analysé et accepté par les responsables du programme, et dans un cas, le bénéficiaire initial n'avait pas encore fourni le RAD/rapport de vérification pour rendre compte de ses dépenses du FTC.

Les responsables de la vérification ont conclu que la mise en œuvre du processus d'examen du RAD/Rapport de vérification est adéquate, mais doit être renforcée pour que tout problème relativement au FTC soit relevé, examiné et réglé dans les plus brefs délais, et qu'une rétroaction soit donnée aux bénéficiaires concernant les points à améliorer.

Enfin, le mécanisme de suivi adopté par INFC pour surveiller l'état des décisions d'investissement concernant le FTC prises par chaque administration provinciale et territoriale et permettant de fournir une consolidation nationale à la haute direction est un élément essentiel de l'ensemble du processus de surveillance et de rapport.

Notre examen de ces documents fait ressortir d'importantes lacunes dans l'information fournie et rien n'indiquait que les problèmes relevés étaient communiqués à la haute direction et traités convenablement. Spécifiquement, rien n'indiquait au moment de l'examen que les sommes non dépensées du FTC mises en lumière dans la consolidation nationale de l'information des RAD/Rapports de vérification pour le FTC avait été communiquée à la haute direction.

Par conséquent, il y a un risque que les fonds du FTC ne soient pas dépensés lorsque le programme prendra fin, certains projets qui ont été financés pourraient, de fait, être non admissibles, et INFC pourrait ne pas être en mesure de rendre compte de l'utilisation de tous les fonds du FTC.

Gestion de l'information

Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) d'Infrastructure Canada est le principal système de rapport de l'information de base pertinente sur les projets et programmes servant à la gestion de tous ses programmes d'infrastructure. Les vérificateurs ont constaté, toutefois, que le SPGII n'était pas conçu pour soutenir avec facilité les besoins de gestion de l'information et de rapport d'un programme de paiement de transfert de l'infrastructure non fondé sur des applications comme le Fonds pour le transport en commun.

Dans la conception du programme du FTC, les vérificateurs ont constaté que les provinces et les territoires avaient eu l'occasion d'utiliser leurs mécanismes de rapport actuels pour recueillir l'information financière et les résultats nécessaires auprès de leurs municipalités. Par conséquent, seulement deux provinces ont adopté le SPGII alors que les autres administrations provinciales et territoriales ont décidé d'utiliser leur propre application ou d'autres outils comme des chiffriers Excel ou des documents Word pour préparer et soumettre l'information relative au RAD/Rapport de vérification.

En permettant aux bénéficiaires du FTC d'utiliser leurs mécanismes de rapport actuels, INFC a rendu plus difficile pour lui d'obtenir de l'information complète, fiable, et en temps opportun. Le secteur des programmes doit recueillir les RAD/Rapports de vérification des provinces et des territoires en divers formats et regrouper toute l'information en un sommaire national. Les données résultantes sont sauvegardées dans un fichier Excel et sont entrées manuellement et sauvegardées dans l'entrepôt de données d'entreprise du SPGII qui a été initialement créé pour les données du FTC. Les vérificateurs constatent que ce système de rapport est onéreux, demande du temps, et est vulnérable aux erreurs.

Afin de résoudre ce problème, INFC a émis de nouvelles lignes directrices et la situation s'est améliorée, mais de précisions additionnelles sont nécessaires.

Les vérificateurs concluent que le système de rapport adopté par INFC doit être amélioré pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent, en temps opportun, de l'information fiable et complète qui sous-tend la prise de décision et pour faire en sorte que les résultats des ententes sur le FTC soient communiqués de façon appropriée.

Recommandation Plan d'action de la direction

6.2.1 Étant donné que le FTC est un programme appelé à disparaître et que tous les fonds distribués doivent être dépensés avant le 31 mars 2010, INFC devrait surveiller et documenter les administrations provinciales et territoriales qui ont des fonds FTC non dépensés, le progrès réalisé pour compléter les activités de projet pour faire en sorte que l'engagement en matière de dépense est respecté.

Si la surveillance permet de déterminer qu'il y a un risque que les fonds du FTC ne soient pas tous dépensés avant la date d'échéance, INFC devrait demander conseil au conseiller principal en gestion financière et prendre les mesures nécessaires pour mettre en œuvre des mesures de redressement.

6.2.1
  • La SMA, Direction générale des opérations des programmes, fera parvenir de la correspondance à l'ensemble des P/T en leur rappelant les engagements concernant les dépenses aux termes du FTC pour le 31 mars 2010.
    (Date d'échéance : le 31 juillet 2009)
  • La Direction des partenariats et des opérations mettra en œuvre un processus de mise à jour permettant d'assurer la surveillance et le suivi de l'investissement du reste des fonds du FTC. Le processus comprendra des consultations mensuelles minimums avec chacun des homologues désignés des P/T.
    (Date d'échéance : le 31 juillet 2009)
  • On accordera une attention particulière à l'examen de la diligence raisonnable concernant le RAD du FTC au cours du cycle de présentation du rapport annuel, afin d'évaluer le risque que les fonds du FTC pourraient ne pas être entièrement dépensés avant la date limite.
    (Date d'échéance : le 30 novembre 2009)
  • La Direction des partenariats et des opérations consultera le conseiller principal en gestion financière pour élaborer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques concernant l'utilisation des fonds.
    (Date d'échéance : le 7 décembre 2009)
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

On compte plusieurs dates - la dernière mesure de la direction sera prise le 7 décembre 2009.

6.3 Résultats et rendement

Observation
Risque modéré

INFC est tenu de suivre le rendement des bénéficiaires de fonds du FTC pour démontrer sa responsabilité à l'égard des dépenses et confirmer que les résultats attendus du programme ont été atteints.

Afin d'obtenir l'information nécessaire sur le rendement auprès des bénéficiaires du FTC, les ententes incluent une disposition selon laquelle chaque province et territoire compileront et soumettront à INFC, dans le cadre de leur RAD/Rapport de vérification annuel, des données associées au rendement et aux réalisations concernant l'utilisation des fonds du FTC. Les ententes incluent également une disposition selon laquelle chaque province et territoire produira avant le 30 septembre 2009, un Rapport sur les résultats du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE). Ce document contiendra des détails sur la contribution du FTC aux objectifs d'assainissement de l'air et de réduction des gaz à effet de serre.

Les projets admissibles au FTC sont symétriques aux projets admissibles de la catégorie « Transport en commun » du Programme de paiement de transfert du FTE et les deux programmes partagent une structure commune. Étant donné les indicateurs de rendement communs, les vérificateurs ont déterminé que les problèmes de mesure du rendement du FTE pourraient s'appliquer au FTC.

Les indicateurs des résultats pour le programme de paiement de transfert du FTE, qui sont reliés aux objectifs du programme, sont identifiés dans les ententes. Toutefois, les vérificateurs ont constaté que l'approche pour choisir les indicateurs de rendement qui a été communiquée aux bénéficiaires au début du programme n'a pas été bien définie et a semé la confusion chez bon nombre d'administrations. Cette constatation a également été mentionnée dans le rapport du 18 mars 2008, Évaluation de la mise en œuvre du Fonds de la taxe sur l'essence, où INFC a confirmé que bon nombre d'administrations étaient encore incertaines à propos de ce qui devait être mesuré et de quelle façon. À notre avis, cette confusion s'applique aussi au programme de paiement de transfert du FTC.

Dans un effort pour régler le problème, la vérification a reconnu qu'INFC, en consultation avec ses homologues des provinces et des territoires, a entrepris une énorme quantité de travail par l'entremise de ses ateliers nationaux et de ses sous-comités pour élaborer un cadre de mesure du rendement pour le FTE et le FTC qui contient une série d'indicateurs de rendement et une méthodologie pour saisir les données sur le rendement. Les indicateurs de rendement inclus dans le cadre comprend une catégorie appelée « indicateurs de transport en commun » qui seront utilisés pour recueillir des données sur le rendement pour les programmes de paiement de transfert du FTE et du FTC.

Toutefois, en dépit de tout ce travail, il y a encore des bénéficiaires qui doivent poursuivre le travail de mesure du rendement au sein de leurs administrations respectives pour assurer la pleine acceptation (c.-à-d. comité de surveillance et municipalités) et la mise en œuvre appropriée.

Si le cadre de mesure du rendement défini par INFC en consultation avec les provinces et les territoires n'est pas accepté et mis en œuvre par toutes les administrations, il y a un risque que les données sur le rendement nécessaires pour produire le Rapport sur les résultats ne soient pas recueillies et analysées dans la mesure nécessaire pour respecter l'échéance du 30 septembre 2009 et les exigences d'INFC. En outre, il y a un risque qu'INFC n'ait pas toute l'information nécessaire pour démontrer clairement à l'échelle nationale la réalisation et le rendement des fonds du FTC qui ont été dépensés lorsque viendra le temps de préparer le rapport ministériel sur le rendement et d'autres rapports du ministère.

Recommandation Plan d'action de la direction

6.3.1 INFC doit documenter que toutes les administrations provinciales et territoriales ont adopté et mis en œuvre un cadre de mesure du rendement qui reflète les concepts énoncés dans le segment FTC du cadre de mesure du rendement du FTE et du FTC d'INFC.

6.3.1
  • Le co-président fédéral du Comité de surveillance confirmera que les provinces et les territoires ont adopté et mettent en œuvre un cadre de mesure du rendement FTE/FTC approprié.
  • À la suite de la publication du rapport sur les résultats du FTE/FTC dans chaque province et territoire, les principes du cadre de gestion du rendement et la méthodologie feront l'objet d'un examen et seront analysés par Partenariats et opérations, en consultation avec les provinces et les territoires, et seront révisés s'il y a lieu.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

Recommandation Plan d'action de la direction

6.3.2 INFC doit élaborer une stratégie relativement à l'examen, l'analyse, et la validation des Rapports sur les résultats qu'il recevra des administrations provinciales et territoriales avant la date butoir du 30 septembre 2009.

La stratégie devra tenir compte d'éléments tels que la consolidation et la communication de l'information reçue des provinces et des territoires, les « leçons apprises » concernant les améliorations qu'il pourrait être nécessaire d'apporter au modèle de rapport, et la définition des « prochaines étapes » pour les rapports subséquents (p. ex. calendrier).

6.3.2
  • Partenariats et opérations élaborera une stratégie visant à regrouper, examiner et analyser les résultats présentés dans le cadre du Rapport sur les résultats. Les données relatives aux résultats serviront à compléter les rapports tels que prévu par la Stratégie de rapport du FTE approuvée par le Conseil du Trésor.
  • La Direction générale des opérations des programmes travaillera de concert avec le groupe des communications du Ministère pour élaborer une stratégie visant à informer le public et les parlementaires des résultats globaux du programme du FTC.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

7. Opinion de vérification

En nous appuyant sur les constatations relevées, notre opinion globale sur la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et sur le caractère adéquat des pratiques de gestion qui ont été mises en place pour le programme de paiement de transfert du Fonds pour le transport en commun est qu'elles sont satisfaisantes pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

Nous avons constaté que le cadre de régie et de responsabilité qui a été établi pour le programme de paiement de transfert du FTC est gérable et qu'INFC a une équipe compétente et dévouée d'employés d'expérience qui peuvent faire en sorte que le versement des fonds précisé pour le programme de paiement de transfert du FTC se fait conformément avec les ententes qui ont été conclues; des contrôles financiers et de programme adéquats sont en place pour gérer le programme dans son ensemble; et un appui soutenu est fourni comme moyen pour bâtir et soutenir les partenariats d'Infrastructure Canada avec les administrations provinciales et territoriales.

Ceci étant dit, nous avons constaté que les contrôles du programme associés avec la surveillance et le rapport, ainsi que les résultats et le rendement doivent être renforcés pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent, en temps opportun, de l'information fiable et complète qui sous-tend la prise de décision et pour faire en sorte que les résultats et le rendement des fonds du FTC qui ont été dépensés soient communiqués adéquatement par l'entremise du Rapport de rendement ministériel du Ministère et d'autres rapports.

8. Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Les constatations ont été fondées sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification.

Les constatations ne s'appliquent qu'à l'entité examinée. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. Les éléments probants recueillis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisants pour fournir à la haute direction une preuve des constatations de la vérification interne.

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