Vérification du Cadre de contrôle de gestion du Fonds de la taxe sur l'essence

Rapport final - Juin 2009

Table des matières

1. Sommaire

Le programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE) a été établi en 2005 pour contribuer aux objectifs environnementaux du gouvernement du Canada, soit l'assainissement de l'air et de l'eau et la réduction des gaz à effet de serre (GES), par l'entremise d'un appui ciblé aux projets d'infrastructure municipale durable dans les collectivités canadiennes.

Le programme du FTE, annoncé dans le discours du Trône de 2004, prévoyait une affectation initiale de 5 milliards de dollars répartis sur la période 2005-2010. Une somme additionnelle de 8 milliards de dollars lui a été attribuée dans le budget de 2007 pour la période de 2010-2011 à 2013-2014. Dans le budget de 2008, le gouvernement fédéral a annoncé que le FTE deviendrait un programme permanent au-delà de 2013-2014 et s'accompagnerait d'une affectation annuelle de 2 milliards de dollars. Pour la période de vérification examinée (2005-2008), le Canada a versé aux provinces et aux territoires un financement total de 1 950 millions de dollars (à l'exclusion des Premières nations) pour le FTE.

La vérification a permis de constater que les cadres de régie et de responsabilité établis pour le programme du FTE ont été mis en œuvre par l'entremise d'ententes qui ont été négociées, rédigées et signées par les parties. Les ententes du FTE ont été élaborées de manière à tenir compte des trois ordres de gouvernement (fédéral-provincial-municipal), et reconnaissaient le besoin de bâtir des partenariats solides offrant la flexibilité de mettre en œuvre le programme tout en établissant les conditions de régie et de responsabilité. Plus spécifiquement, les ententes du FTE entraînent des rôles et responsabilités tripartites : INFC a conçu et surveille le programme; les provinces et les territoires (ou les associations municipales), mettent en œuvre et administrent le programme en fonction des exigences de leurs administrations en recevant et en redistribuant les fonds et en gérant le compte rendu de la réalisation de leurs obligations et de leurs engagements; et les municipalités prennent les décisions quant aux projets admissibles dans lesquels elles veulent investir en fonction des priorités locales, en gèrent la mise en œuvre et rendent compte des résultats.

La vérification a permis de déterminer qu'INFC gère efficacement le programme du FTE en supervisant trois activités principales :

  1. entretenir le lien avec les provinces et les territoires,
  2. examiner les Rapports annuels des dépenses et les Rapports de vérification (RAD/Rapport de vérification),
  3. définir les résultats obtenus par l'entremise de l'utilisation du Fonds de la taxe sur l'essence et en rendre compte.

Voici un résumé de nos observations et les possibilités d'améliorations relativement à chacun de ces points :

  1. Afin d'entretenir son lien avec les provinces et les territoires, INFC a créé une unité organisationnelle distincte constituée d'une équipe solide se composant d'employés d'expérience qui ont évolué dans le sens du développement et de la mise en œuvre du programme de paiement de transfert du FTE.

  2. INFC a fait de l'examen du RAD/Rapport de vérification le pivot de ses activités de surveillance et de rapport et a mis au point un certain nombre d'outils et de processus pour exécuter et appuyer ses examens. Toutefois, la mise en place de ces processus doit être renforcée pour s'assurer que tout problème relativement au FTE est relevé, traité et réglé dans les meilleurs délais, et pour qu'une rétroaction soit donnée aux bénéficiaires.

    Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) d'Infrastructure Canada est le principal système de rapport des renseignements de base sur les projets et programmes pertinents pour la gestion de tous ses programmes d'infrastructure. Toutefois, les bénéficiaires du programme du FTE se sont vus offrir l'occasion d'utiliser leurs propres systèmes et seulement deux provinces ont adopté le SPGII. Par conséquent, l'information fournie à INFC arrive sous différentes formes et le secteur des programmes doit procéder manuellement au groupement de l'information à l'échelle nationale, ce qui est un processus lourd, long et vulnérable aux erreurs.

    Dans l'ensemble, il faut améliorer le processus de surveillance et de rapport adopté par INFC pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent de l'information opportune, fiable et complète pour appuyer leurs décisions et communiquer les résultats des ententes du FTE.

  3. Les bénéficiaires du programme FTE doivent rendre compte des résultats obtenus en incorporant des renseignements sur le rendement dans leurs RAD/Rapports de vérification et en soumettant un Rapport sur les résultats avant le 30 septembre 2009, et périodiquement par la suite. INFC, à son tour, s'appuie sur ces renseignements pour préparer différents rapports nationaux tels que le Rapport ministériel sur le rendement, le Rapport sur les plans et les priorités, ou d'autres rapports spéciaux.

    La vérification a permis de constater que les indicateurs de rendement fournis aux bénéficiaires pour faire rapport des résultats n'ont pas été bien définis et bon nombre d'administrations étaient incertaines quant à la façon de procéder et aux éléments à mesurer. INFC a effectué énormément de travail pour résoudre le problème, mais un certain nombre de bénéficiaires doivent encore travailler avec leurs administrations respectives pour assurer une mise en œuvre appropriée. Dans ces conditions, on court le risque que les données sur le rendement nécessaires pour produire le Rapport sur les résultats puissent ne pas être recueillies et analysées dans la mesure nécessaire pour pouvoir respecter l'échéance du 30 septembre 2009 et les exigences d'INFC.

Notre opinion globale sur la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et sur le caractère adéquat des pratiques de gestion qui ont été mises en place pour le Programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence est qu'ils sont satisfaisants pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

Original signé par

La dirigeante principale de la vérification,
Bureau de l'infrastructure du Canada

Date

2. Contexte

Mis sur pied en 2005, le Fonds de la taxe sur l'essence (FTE) est conçu pour contribuer aux objectifs environnementaux du gouvernement du Canada, soit l'assainissement de l'air et de l'eau et la réduction des gaz à effet de serre (GES), par l'entremise d'un appui ciblé aux projets d'infrastructure municipale durable dans les collectivités canadiennes comme les routes et les ponts, le transport en commun, les systèmes d'alimentation en eau potable et de traitement des eaux usées, le traitement des déchets solides, les systèmes énergétiques communautaires, et le renforcement de la capacité.

Dans le discours du Trône de 2004, le gouvernement fédéral a annoncé qu'une somme de 5 milliards de dollars (y compris 62,55 millions de dollars pour les Premières nations) serait versée par l'entremise du programme du FTE au cours de la période 2005-2010, et cet engagement a été confirmé dans le budget de 2005. Dans le budget de 2007, le programme du FTE a été prolongé avec une disposition prévoyant le versement d'une somme additionnelle de 8 milliards de dollars entre 2010-2011 et 2013-2014. Dans le budget de 2008, le gouvernement fédéral a annoncé que le programme du FTE serait prolongé indéfiniment et deviendrait un programme permanent au-delà de 2013-2014 (2 milliards de dollars par année) qui fournira aux municipalités et aux administrations locales une source de fonds stable et prévisible pour bâtir les infrastructures dont elles ont besoin.

Le programme du FTE est catégorisé comme un « autre programme de paiement de transfert » étant donné qu'il ne correspond pas au modèle de programme de contribution typique ou au modèle de subventions. Contrairement aux programmes de contribution typiques, le financement offert aux termes de ce programme est versé aux bénéficiaires avant que les dépenses pour lesquelles le financement est versé soient engagées. Contrairement aux programmes de subventions typiques, le FTE se fonde sur une formule liée à la taxe sur l'essence, nécessite des crédits annuels qui ont été déterminés jusqu'en 2013-2014, et impose un nombre élevé de conditions aux bénéficiaires. Enfin, les paiements de transfert seront versés à une combinaison de provinces, territoires et associations municipales qui varient en fonction de la province/territoire à la suite de l'entente sur le FTE avec INFC.

Les ententes sur le FTE signées par les parties entraînent des rôles et responsabilités tripartites : INFC a conçu et surveille le programme; les provinces et les territoires (ou les associations municipales) mettent en œuvre et administrent le programme en fonction des exigences de leurs administrations en recevant et en redistribuant les fonds et en gérant le compte rendu de la réalisation de leurs obligations et de leurs engagements; et les municipalités prennent les décisions quant aux projets admissibles dans lesquels elles veulent investir en fonction des priorités locales, en gèrent la mise en œuvre et rendent compte des résultats.

Pour la période de vérification examinée (2005-2008), le FTE a versé un financement totalisant 1 950 millions de dollars à toutes les provinces et territoires (à l'exclusion des Premières nations), et les provinces et territoires, par l'entremise de leurs municipalités respectives, ont investi 1 793 millions de dollars, ventilés ainsi :

Montants en millier de dollars

Signataire Fonds de la taxe sur l'essence Affectation par Administration
2005-2010
Montant cumulatif reçu du Canada
(2005-2008)1
2007-2008 Montants investis Montant cumulatif investi ou engagé
(2005-2008)
Colombie-Britannique 635 599 254 240 73 956 118 979
Alberta 476 907 190 763 62 695 134 438
Saskatchewan2 147 739 59 096 31 291 66 798
Manitoba 167 250 66 900 26 376 51 459
Ontario 1 865 500 746 200 281 126 539 274
Québec2 1 150 986 460 394 406 293 781 605
Nouveau-Brunswick 116 060 27 780 17 618 27 021
Nouvelle-Écosse 145 159 58 063 16 621 39 094
Île-du-Prince-Édouard 37 500 15 000 5 307 14 658
Terre-Neuve-et-Labrador 82 250 32 900 10 930 10 930
Yukon 37 500 12 000 762 2 292
Territoires-du-Nord-Ouest 37 500 12 000 0 2 528
Nunavut 37 500 15 000 2 053 3 605
TOTAL3 4 937 450 1 950 336 935 029 1 792 680

3. Objectif de la vérification

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance qu'un cadre efficace de contrôle de gestion (politiques, procédures, systèmes et contrôles) et que des pratiques de gestion appropriées sont en place pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

4. Étendue de la vérification

L'étendue de la vérification incluait une évaluation de l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et de la pertinence des pratiques de gestion utilisées pour le Programme de paiement de transfert du FTE, ainsi qu'une évaluation d'un échantillon de documents financiers et non financiers clés associés au Programme de paiement de transfert du FTE.

5. Stratégie de vérification

La vérification a été exécutée conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada.

Les vérificateurs ont utilisé la technique d'échantillonnage dirigé pour déterminer la taille de l'échantillon et pour choisir les éléments à examiner et les personnes à interviewer. Cette approche était la plus appropriée étant donné que bon nombre des sondages et procédures de vérification débordaient d'un contexte statistique p. ex. examen des ordres du jour de réunions, des comptes rendus de discussions, et entrevues avec des intervenants clés. Un échantillonnage dirigé est une technique d'échantillonnage non statistique et les résultats ne peuvent être extrapolés à l'ensemble de la population.

Dans le cadre de la planification préliminaire associée aux vérifications du cadre de contrôle de gestion, une évaluation du risque du Programme de paiement de transfert du FTE a été effectuée par rapport au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) élaboré par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

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Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

Les résultats de l'évaluation du risque ont permis de déterminer les éléments du cadre de responsabilisation de gestion du Programme de paiement de transfert du FTE qui nécessitaient un examen plus poussé et ils ont servi à définir l'objectif et l'étendue de la vérification.

Régie et orientation stratégique – Dans le cadre de la vérification, on a examiné les processus de régie en place pour soutenir le Programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence (FTE). Ceci incluait la conception du programme et les processus de gestion du risque qui soutiennent les priorités ministérielles (y compris l'affectation des ressources), la surveillance et le compte rendu des résultats de programme, ainsi que les structures organisationnelle et de responsabilisation.

Personnes – Dans le cadre de la vérification, on a examiné la capacité interne d'Infrastructure Canada de soutenir le Programme de paiement de transfert du FTE afin de déterminer si la capacité de recherche et d'analyse est développée et entretenue pour soutenir la surveillance, les rapports, l'élaboration de programmes et les conseils à la haute direction.

Gérance – Dans le cadre de la vérification, on a examiné les ententes de partenariats d'Infrastructure Canada avec les provinces, les territoires et les associations municipales pour s'assurer que les ententes ont été établies conformément avec les dispositions précisées dans les présentations au Conseil du Trésor relatives au Programme de paiement de transfert du FTE. La vérification a également permis de déterminer si le régime de contrôle d'Infrastructure Canada (des ressources financières, humaines et informationnelles) est intégré, efficace et communiqué à tout le personnel.

Responsabilisation – La vérification a permis d'examiner les ententes de partenariats d'Infrastructure Canada avec les provinces, les territoires et les associations municipales pour s'assurer que les rôles et les responsabilités relatives aux résultats du Programme de paiement de transfert du FTE, sont clairement assignés et correspondent aux ressources, qu'ils sont communiqués et compris, et que les délégations tiennent comptent des capacités.

Politiques et programmes – La vérification a permis d'examiner les politiques et procédures en place pour le Programme de paiement de transfert du FTE pour s'assurer qu'elles sont appropriées et assurent adéquatement la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière. La vérification a également permis de déterminer si les politiques et procédures ont été communiquées et comprises.

Résultats et rendement – La vérification a permis d'examiner le processus en place pour soutenir la surveillance et le rapport de renseignements pertinents concernant les résultats du Programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence, et de déterminer la mesure dans laquelle il est utilisé pour soutenir les décisions relatives au programme.

La phase d'examen de la vérification a débuté à la fin de janvier 2009 et s'est terminée à la fin d'avril 2009. L'examen a fait appel à différentes techniques, notamment des entrevues, l'examen de documents financiers et non financiers, l'échantillonnage de dossiers/documents et des examens analytiques. Les critères de vérification se sont fondés sur les politiques, procédures et lois applicables ainsi que sur les Contrôles de gestion fondamentaux du Secrétariat du Conseil du Trésor.

À la suite de la phase d'examen, l'équipe de vérification a préparé un certain nombre de feuilles de constatations de vérification ainsi que des recommandations et les ont communiquées aux gestionnaires du programme et à la haute direction de la Direction générale des Opérations des programmes pour validation et commentaires.

Une fois les feuilles de constations complétées et validées, les vérificateurs ont recueilli toute la documentation pertinente et préparé une ébauche de rapport à l'intention de la SMA, Opérations des programmes. La SMA a, à son tour, fait des commentaires et formulé le plan d'action de la direction en réponse aux recommandations de la vérification.

Ce rapport, qui inclue le plan d'action de la direction, a été présenté et approuvé par le Comité de vérification ministériel, le 11 juin 2009.

6. Constatations de la vérification

Aux fins du présent rapport, le classement des risques résiduels associés aux constatations de la vérification se fait selon une échelle en trois points, faible, moyen, élevé, et ces derniers sont jugés subjectivement en fonction des connaissances sur le cadre de contrôle de gestion du FTE recueillies pendant la vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :

Élevé – Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.

Modéré – Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.

Faible – Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risque résiduel significatif pour les objectifs d'INFC.

6.1 Régie et orientation stratégique

Observation
Risque faible

Les principaux processus de régie en place pour soutenir le programme du FTE, incluent la conception du programme, le Comité de surveillance, les ateliers nationaux, le Comité de gestion des enjeux et le Comité de gestion des programmes. La vérification a permis de constater que ces processus de régie étaient bien conçus et, dans l'ensemble, fonctionnent comme prévu.

Les objectifs du programme du FTE et les résultats définis concordent avec le mandat et les priorités ministériels; les rôles et responsabilités sont clairement assignés et compris des trois ordres de gouvernement; le mécanisme bilatéral du Comité de surveillance, de concert avec le dialogue soutenu entre INFC et les administrations, constitue une façon efficace de mettre en œuvre et d'administrer les ententes; les ateliers nationaux et l'appui constant fourni par les agents responsables de Partenariats et opérations constituent un mécanisme clé efficace pour bâtir et soutenir les partenariats d'Infrastructure Canada avec les homologues provinciaux et territoriaux à l'échelle du programme. Le Comité de gestion des enjeux, conjointement avec le Comité de gestion des programmes, à l'échelle du programme, constitue un moyen de s'occuper, à l'interne, des enjeux clés à mesure qu'ils se présentent, et de faire en sorte que les administrations provinciales et territoriales adoptent une approche uniforme.

La mise en œuvre efficace du cadre de régie est un contrôle clé pour assurer le succès soutenu du programme du FTE. Une régie soutenue efficace signifie qu'Infrastructure Canada peut gérer son programme de façon responsable et donner une orientation efficace pour atteindre ses objectifs. La transparence accrue du programme favorise la confiance des partenaires, des organismes centraux, des employés et du grand public.

Recommandations Plan d'action de la direction

6.1.1 Aucune mesure à prendre.

6.1.1 S.O.

Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

6.2 Responsabilisation

Observation
Risque faible

Les ententes signées par les partenaires dans le cadre du Programme de paiement de transfert du FTE entraînent des rôles et responsabilités tripartites : INFC a conçu et surveille le programme; les provinces et les territoires (ou les associations municipales) mettent en œuvre et administrent le programme en fonction des exigences de leurs administrations en recevant et en redistribuant les fonds et en gérant le compte rendu de la réalisation de leurs obligations et de leurs engagements; et les municipalités prennent les décisions quant aux projets admissibles dans lesquels elles veulent investir en fonction des priorités locales, elles en gèrent la mise en œuvre et rendent compte des résultats.

Les responsables de la vérification ont constaté dans les ententes examinées qu'elles avaient été négociées et rédigées d'une façon qui respectait les trois ordres de gouvernement (fédéral-provincial-municipal), et reconnaissaient la nécessité d'équilibrer la flexibilité dans la mise en œuvre du programme tout en établissant les conditions de responsabilité et obligations de rendre compte.

Le cadre de responsabilité qui a été établi pour le programme de paiement de transfert du FTE est gérable et INFC a développé une équipe adéquate et dévouée d'employés d'expérience, stables, pour faire en sorte que le versement des fonds assignés au programme de paiement de transfert du FTE soit fait conformément aux ententes qui ont été conclues et que des contrôles financiers et de programme efficaces sont en place pour permettre la gestion de l'ensemble du programme. Dans ces conditions, il est fort probable que le programme de paiement de transfert du FTE est mis en œuvre de façon uniforme, conformément aux dispositions approuvées et qu'il atteint ses objectifs.

Enfin, la réussite du programme de paiement de transfert est attribuable à un équilibre entre le niveau de collaboration de chaque partenaire et la force des ententes relatives au FTE qui ont été négociées avec les administrations provinciales/territoriales.

Recommandations Plan d'action de la direction

6.2.1 Aucune mesure à prendre.

6.2.1 S.O.

Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

6.3 Gérance

Observation
Risque faible

Contrôles financiers :

La vérification a permis de constater que les pouvoirs financiers, les politiques et les procédures relatives à la comptabilité des dépenses sont établies et communiquées, que les versements effectués aux bénéficiaires initiaux se conforment aux dispositions énoncées dans la présentation au Conseil du Trésor et dans les ententes des bénéficiaires initiaux, et que les exigences en matière de traitement des paiements ont été remplies en temps opportun.

Risque modéré

Contrôles de surveillance et de rapport :

Pour assurer que les provinces et les territoires soient responsables et répondent des sommes qui leur ont été affectées et qu'elles ont reçues aux termes du programme de paiement de transfert du FTE, ainsi que des décisions d'investissement dans le FTE qui ont été prises dans leur domaine de compétence, Infrastructure Canada exige que chaque province et territoire soumette annuellement un Rapport annuel des dépenses et un Rapport de vérification (RAD/Rapport de vérification).

La vérification a permis d'établir que le RAD/Rapport de vérification est l'instrument de contrôle et de rapport clé qu'INFC reçoit et étudie de façon régulière pour assurer la conformité avec les exigences de programme et l'atteinte des résultats du programme. INFC a fait de ces rapports le point central de ses activités de surveillance et de rapport et a élaboré un certain nombre d'outils et de processus pour pouvoir exécuter et appuyer ses analyses.

Les responsables de la vérification ont étudié quinze RAD/Rapports de vérification de bénéficiaires initiaux et ont constaté certaines faiblesses et incohérences : l'analyse des états financiers se limite habituellement à vérifier l'exactitude des chiffres sans une analyse détaillée d'éléments comme le taux de rentabilité des investissements utilisé pour calculer l'intérêt couru sur les fonds non dépensés, et les frais administratifs; la liste des projets est acceptée sans autre examen de l'information clé comme l'état de leur mise en œuvre ou d'achèvement; la matrice de contrôle utilisée par l'agent de projet pour résumer l'analyse du RAD/Rapport de vérification n'est pas systématiquement utilisée et certaines omissions ont été relevées; dans certains cas, il n'y a rien au dossier pour indiquer que le RAD/Rapport de vérification a été analysé et accepté par les responsables du programme.

Les responsables de la vérification ont conclu que la mise en œuvre du processus d'examen du RAD/Rapport de vérification est adéquate, mais doit être renforcée pour que tout problème relativement au FTE soit relevé, examiné et réglé dans les plus brefs délais, et qu'une rétroaction soit donnée aux bénéficiaires concernant les points à améliorer.

Enfin, le mécanisme de suivi adopté par INFC pour surveiller l'état des décisions d'investissement concernant le FTE prises par chaque administration provinciale et territoriale et permettant de fournir une consolidation nationale à la haute direction est un élément essentiel de l'ensemble du processus de surveillance et de rapport.

Notre examen de ces documents indique que la consolidation nationale préparée par les responsables du programme fournit de l'information utile permettant de suivre des données clés, comme les sommes reçues du gouvernement du Canada, l'intérêt accumulé sur les fonds non dépensés, les montants dépensés par le bénéficiaire pour les frais administratifs, les montants transférés aux bénéficiaires finals, etc. Toutefois, les vérificateurs ont également noté que certains éléments d'information clés manquaient (c.-à-d. intérêt accumulé sur les fonds non dépensés et sommes dépensées par bénéficiaire pour les frais administratifs) dans le cas de certains bénéficiaires.

Gestion de l'information

Le Système de gestion partagé de l'information sur les infrastructures (SPGII) d'Infrastructure Canada est le principal système de rapport des renseignements de base pertinents sur les programmes et les projets utilisé pour la gestion de tous ses programmes d'infrastructure. Toutefois, les vérificateurs ont découvert que le SPGII n'était pas conçu pour soutenir facilement les exigences en matière de rapport et de gestion de l'information d'un programme de paiement de transfert d'infrastructure non fondé sur des applications comme le Fonds de la taxe sur l'essence.

Dans la conception du programme du FTE, les vérificateurs ont constaté que les provinces et les territoires avaient eu l'occasion d'utiliser leurs mécanismes de rapport actuels pour recueillir l'information financière et les résultats nécessaires auprès de leurs municipalités. Par conséquent, seulement deux provinces ont adopté le SPGII alors que les autres administrations provinciales et territoriales ont décidé d'utiliser leur propre application ou d'autres outils comme des chiffriers Excel ou des documents Word pour préparer et soumettre l'information relative au RAD/Rapport de vérification.

En permettant aux bénéficiaires du FTE d'utiliser leurs mécanismes de rapport actuels, INFC a rendu plus difficile pour lui d'obtenir de l'information complète, fiable, et en temps opportun. Le secteur des programmes doit recueillir les RAD/Rapports de vérification des provinces et des territoires en divers formats et regrouper toute l'information en un sommaire national. Les données résultantes sont sauvegardées dans un fichier Excel et sont entrées manuellement et sauvegardées dans l'entrepôt de données d'entreprise du SPGII qui a été initialement créé pour les données du FTE. Les vérificateurs constatent que ce système de rapport est onéreux, demande du temps, et est vulnérable aux erreurs.

Les vérificateurs concluent que le système de rapport adopté par INFC doit être amélioré pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent, en temps opportun, de l'information fiable et complète qui sous-tend la prise de décision et pour faire en sorte que les résultats des ententes sur le FTE soient communiqués de façon appropriée.

Recommandations Plan d'action de la direction

6.3.1 Examen du Rapport annuel des dépenses/Rapport de vérification (RAD/Rapports de vérification) : Lorsqu'il procède à l'examen des RAD/Rapports de vérification, INFC doit renforcer sa matrice de contrôle pour faire en sorte qu'une analyse exhaustive des états financiers vérifiés et une analyse de l'information des projets admissibles fondée sur le risque est effectuée et documentée de façon uniforme. L'analyse des états financiers vérifiés tiendrait compte d'éléments tels que le taux de rendement des investissements utilisé pour calculer l'intérêt couru sur les fonds non dépensés, les frais administratifs, et la source des fonds des projets. L'analyse de l'information sur les projets admissibles fondée sur le risque permettrait d'évaluer des éléments comme les dates de début et de fin des projets, ainsi que la confirmation de l'achèvement de ces projets qui sont considérés à risque élevé. Le renforcement de la matrice de contrôle vise à soutenir l'examen, fournir des preuves de l'achèvement de ce procédé critique, et faciliter la discussion entre l'agent responsable et d'autres, afin de régler ou de soumettre aux échelons supérieurs tout problème potentiel.

6.3.1

  • La Direction des partenariats et opérations élaborera un plan de gestion du risque du programme du FTE qui sera intégré au cadre de contrôle de gestion du FTE. Le plan de gestion du risque sera fondé sur les concepts figurant dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et le cadre de vérification axé sur les risques (CGRR/CVAR) du FTE.
  • Le cadre de contrôle de gestion du FTE sera mis à jour pour renforcer davantage les rôles et responsabilités visant à soumettre les RAD/Rapports de vérification à la diligence raisonnable.
  • La matrice de contrôle des RAD/Rapports de vérification sera examinée et mise à jour selon les besoins, par la Direction des partenariats et opérations pour faire en sorte que toute l'information clé de nature financière et concernant les projets soit analysée adéquatement par les agents responsables du programme.
  • Les processus de documentation de Partenariats et opérations seront renforcés dans le but de démontrer l'analyse et la diligence raisonnable dont font preuve les agents responsables dans l'examen des RAD/Rapports de vérification.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

6.3.2
Exigences provinciales/territoriales en matière de vérification : INFC devrait travailler avec les administrations provinciales et territoriales pour entreprendre l'examen et l'analyse des interprétations des gestionnaires provinciaux/territoriaux concernant la conformité aux conditions de l'entente. Ceci contribuerait à une meilleure compréhension de l'étendue et des critères de vérification afin que le processus de vérification entrepris par les administrations provinciales et territoriales fournisse aux gestionnaires du programme un niveau modéré d'assurance que les contrôles financiers et en matière de programme sont adéquats et efficaces.

6.3.2

  • La Direction des partenariats et opérations a entrepris un examen des exigences provinciales en matière de vérification du FTE. Ces travaux se poursuivront au cours de la période 2009-2010 afin de faciliter avec les administrations provinciales et territoriales l'élaboration d'interprétations de gestion concernant la conformité aux conditions.
  • La Direction des partenariats et opérations s'efforcera de faciliter la mise en œuvre par les provinces et les territoires des contrôles de gestion de programme appropriés au sein de leurs administrations respectives.
  • Dans le cadre des cycles de rapport du FTE qui restent, un niveau d'assurance accru sera confirmé et documenté par la Direction des partenariats et opérations.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

6.3.3 Rapport : INFC devrait entreprendre une analyse de son système de rapport pour identifier et documenter clairement ses exigences, incluant les processus de téléchargement provinciaux et territoriaux, pour s'assurer qu'il répond à ses besoins actuels et futurs en matière d'affaires et de sécurité, et ce, de la façon la plus efficiente et efficace.

6.3.3

  • La Direction des partenariats et opérations (P et O) entreprendra d'examiner ses exigences en matière de données en consultation avec les provinces et les territoires au cours de la prochaine année fiscale. En outre, P et O travaillera avec les administrations provinciales et territoriales pour déterminer, lorsque cela est possible, des protocoles pour le transfert des données des systèmes de gestion des données actuelles des provinces et des territoires.
  • La Direction générale des opérations des programmes travaillera en consultation avec le groupe de la GI/TI du ministère pour faire en sorte que les ressources appropriées soient disponibles pour soutenir la gestion des données du FTE.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

6.4 Résultats et rendement

Observation
Risque modéré

INFC est tenu de suivre le rendement des bénéficiaires de fonds du FTE pour démontrer sa responsabilité à l'égard des dépenses et confirmer que les résultats attendus du programme ont été atteints.

Afin d'obtenir l'information nécessaire sur le rendement auprès des bénéficiaires du FTE, les ententes incluent une disposition selon laquelle chaque province et territoire compilera et soumettra à INFC, dans le cadre de leur RAD/Rapport de vérification annuel, des données associées au rendement et aux réalisations concernant l'utilisation des fonds du FTE. Les ententes incluent également une disposition selon laquelle chaque province et territoire préparera, publiera et diffusera dans le public avant le 30 septembre 2009, et périodiquement par la suite, un Rapport sur les résultats. Ce document contiendra des détails sur les investissements cumulatifs effectués, y compris de l'information sur la mesure dans laquelle ces investissements ont contribué réellement aux objectifs d'assainissement de l'air et de l'eau, et de réduction des gaz à effet de serre.

La vérification a permis de constater que les indicateurs des résultats pour le programme de paiement de transfert du FTE, qui sont reliés aux objectifs du programme, sont identifiés dans les ententes qui ont fait l'objet d'un examen, toutefois, l'approche pour choisir les indicateurs de rendement qui a été communiquée aux bénéficiaires au début du programme n'a pas été bien définie et a semé la confusion chez bon nombre d'administrations. Cette constatation a également été mentionnée dans le rapport du 18 mars 2008, Évaluation de la mise en œuvre du Fonds de la taxe sur l'essence, où INFC a confirmé que bon nombre d'administrations étaient encore incertaines à propos de ce qui devait être mesuré et de quelle façon.

Dans un effort pour régler le problème, la vérification a reconnu qu'INFC, en consultation avec ses homologues des provinces et des territoires, a entrepris une énorme quantité de travail par l'entremise de ses ateliers nationaux et de ses sous-comités pour élaborer un cadre de mesure du rendement pour le FTE et le FTC qui contient une série d'indicateurs de rendement et une méthodologie pour saisir les données sur le rendement. Toutefois, en dépit de tout ce travail, il y a encore des bénéficiaires qui doivent poursuivre le travail de mesure du rendement au sein de leurs administrations respectives pour assurer la pleine acceptation (c.-à-d. comité de surveillance et municipalités) et la mise en œuvre appropriée.

Si le cadre de mesure du rendement défini par INFC en consultation avec les provinces et les territoires n'est pas accepté et mis en œuvre par toutes les administrations, il y a un risque que les données sur le rendement nécessaires pour produire le Rapport sur les résultats ne soient pas recueillies et analysées dans la mesure nécessaire pour respecter l'échéance du 30 septembre 2009 et les exigences d'INFC. En outre, il y a un risque qu'INFC n'ait pas toute l'information nécessaire pour démontrer clairement à l'échelle nationale la réalisation et le rendement des fonds du FTE qui ont été dépensés lorsque viendra le temps de préparer le rapport ministériel sur le rendement et d'autres rapports du ministère.

Recommandations Plan d'action de la direction

6.4.1 INFC doit documenter que toutes les administrations provinciales et territoriales ont adopté et mis en œuvre un cadre de mesure du rendement qui reflète les concepts énoncés dans le cadre de mesure du rendement du FTE et du FTC d'INFC.

6.4.1

  • Le co-président fédéral du Comité de surveillance confirmera que les provinces et les territoires ont adopté et mettent en œuvre un cadre de mesure du rendement FTE/FTC approprié.
  • À la suite de la publication du Rapport sur les résultats du FTE dans chaque province et territoire, les principes du cadre de gestion du rendement et la méthodologie feront l'objet d'un examen et seront analysés par Partenariats et opérations, en consultation avec les provinces et les territoires, et seront révisés s'il y a lieu.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

6.4.2 INFC doit élaborer une stratégie relativement à l'examen, l'analyse, et la validation des Rapports sur les résultats qu'il recevra des administrations provinciales et territoriales avant la date butoir du 30 septembre 2009. La stratégie devra tenir compte d'éléments tels que la consolidation et la communication de l'information reçue des provinces et des territoires, les « leçons apprises » concernant les améliorations qu'il pourrait être nécessaire d'apporter au modèle de rapport, et la définition des « prochaines étapes » pour les rapports subséquents (p. ex. calendrier).

6.4.2

  • Partenariats et opérations élaborera une stratégie visant à regrouper, examiner et analyser les résultats présentés dans le cadre des Rapports sur les résultats. Les données relatives aux résultats serviront à compléter les rapports tels que prévu par la Stratégie de rapport du FTE approuvée par le Conseil du Trésor.
  • La Direction générale des opérations des programmes travaillera de concert avec le groupe des communications du Ministère pour élaborer une stratégie visant à informer le public et les parlementaires des résultats globaux du programme du FTE.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

6.5 Personnes

Observation
Risque faible

Lors qu'elle a mis sur pied, en 2007, le Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et le Cadre de vérification axé sur les risques (CGRR/CVAR) pour le programme de paiement de transfert du FTE, la gestion a entrepris une évaluation des risques inhérents clés auxquels fait face INFC et a déterminé que le manque de capacité interne pour entreprendre des collaborations et pour administrer les ententes constituait le secteur au risque le plus élevé auquel fait face le Ministère. De l'opinion de la gestion, des pénuries de ressources financières, humaines, et de systèmes d'information pourraient avoir une incidence sur l'atteinte d'un résultat clé et entraîner une perte de réputation et de crédibilité. Cette évaluation a été reconfirmée plus tard dans le Profil de risque ministériel 2008 d'INFC où la gestion a déterminé qu'une capacité insuffisante de ressources humaines constituait un risque important pour le Ministère.

Lorsqu'ils ont effectué l'examen du volet « personnes » du cadre de contrôle de gestion pour le programme du FTE, les vérificateurs ont porté leur attention sur la Direction des partenariats et opérations (P et O). Le rendement de P et O est un ingrédient essentiel à la réussite du programme du FTE parce que la direction est chargée d'entreprendre les activités de collaboration et d'administration du programme du FTE.

Les entrevues avec les homologues provinciaux et territoriaux et les coprésidents du Comité de surveillance ont révélé que P et O a bâti une bonne équipe de personnes compétentes en mesure d'assurer un appui soutenu et des conseils concernant tous les aspects de la mise en œuvre du programme. L'appui soutenu offert par P et O constitue un mécanisme clé efficace pour bâtir et soutenir les partenariats d'Infrastructure Canada avec les administrations provinciales et territoriales.

La vérification a permis de déterminer que P et O a développé un effectif suffisant, compétent et stable qui permet à ses employés d'avoir l'occasion d'utiliser ses compétences et de mettre en œuvre leurs plans de formation et de perfectionnement afin qu'ils puissent assumer des responsabilités de plus en plus complexes.

Dans le cadre de leur examen, les vérificateurs ont noté que dans certains cas, le personnel subalterne était assigné à des administrations provinciales ou territoriales qui avaient de la difficulté à compléter leur Rapport annuel des dépenses et leur Rapport de vérification. La vérification reconnaît que ces dossiers offrent une excellente expérience d'apprentissage, mais ceci s'accompagne d'une attente à savoir qu'une surveillance adéquate ou un examen des travaux effectués par le personnel subalterne seront faits régulièrement. Toutefois, l'analyse du dossier a permis de trouver des incohérences dans la surveillance ou l'examen, en ce qui a trait à l'approbation des rapports trimestriels ou de l'examen de la matrice de contrôle par le gestionnaire.

L'absence d'une surveillance ou d'un examen soutenu des travaux effectués par le personnel subalterne, entraîne un risque que le rendement de P et O diminuera, ce qui aura une incidence sur les partenariats que P et O a construits avec les administrations provinciales et territoriales.

Recommandations Plan d'action de la direction

6.5.1 Afin d'assurer l'uniformité de l'analyse et de la documentation des dossiers, il est nécessaire de remettre l'accent sur l'importance de l'examen des dossiers par un superviseur dans les cas où un analyste subalterne s'est vu assigner une administration provinciale ou territoriale qu'on considère à risque élevé.

6.5.1

  • La Direction des partenariats et opérations entreprendra d'examiner et de mettre à jour le Plan des ressources humaines. L'examen portera sur les secteurs clés de risque concernant la structure organisationnelle, les compétences de dotation et le maintien de l'effectif.
  • S'il y a lieu, le Plan des ressources humaines sera mis à jour pour inclure des stratégies d'atténuation des risques pour chacun des secteurs clés de risque. Une attention particulière sera accordée aux rôles et responsabilités de superviseur et d'analyste.
Gestionnaire responsable :

Sous-ministre adjointe, Opérations des programmes

Date d'échéance :

Le 31 mars 2010

7. Opinion de vérification

En nous appuyant sur les constatations relevées, notre opinion globale sur la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion et sur le caractère adéquat des pratiques de gestion qui ont été mises en place pour le Programme de paiement de transfert du Fonds de la taxe sur l'essence est qu'ils sont satisfaisants pour assurer la conformité, l'efficacité du programme et l'intégrité financière.

Nous avons constaté que le cadre de régie et de responsabilité qui a été établi pour le programme de paiement de transfert du FTE est gérable et qu'INFC a une équipe compétente et dévouée d'employés d'expérience qui peuvent faire en sorte que le versement des fonds précisé pour le programme de paiement de transfert du FTE se fait conformément avec les ententes qui ont été conclues; des contrôles financiers et de programme adéquats sont en place pour gérer le programme dans son ensemble; et un appui soutenu est fourni comme moyen pour bâtir et soutenir les partenariats d'Infrastructure Canada avec les administrations provinciales et territoriales.

Ceci étant dit, nous avons constaté que les contrôles du programme associés avec la surveillance et le rapport, ainsi que les résultats et le rendement doivent être renforcés pour faire en sorte que les gestionnaires du programme et la haute direction reçoivent, en temps opportun, de l'information fiable et complète qui sous-tend la prise de décision et pour faire en sorte que les résultats et le rendement des fonds du FTE qui ont été dépensés soient communiqués adéquatement par l'entremise du Rapport de rendement ministériel du Ministère et d'autres rapports.

8. Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Les constatations ont été fondées sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification.

Les constatations ne s'appliquent qu'à l'entité examinée. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. Les éléments probants recueillis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisants pour fournir à la haute direction une preuve des constatations de la vérification interne.

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