Vérification des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines

janvier 2016

Table des matières

1. Sommaire
2. Contexte
3. Objectif et portée de la vérification
4. Stratégie de vérification
   • 4.1 Méthodes d'échantillonnage
5. Constatations de la vérification
• 5.1 Existence de pouvoirs, de responsabilités et d'obligations de rendre compte
• 5.2 Caractère adéquat des instruments, des politiques et des procédures
• 5.3 Respect des pouvoirs en matière de ressources humaines
6. Conclusion
7. Énoncé de conformité
8. Réponse et plan d'action de la direction
9. Annexe 1 – Extrait de la matrice de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines

1 SOMMAIRE

La délégation de pouvoirs fait partie des contrôles internes fondamentaux qui sous-tendent la gestion du gouvernement. La citation suivante du Bureau du Conseil privé est extraite d'un guide préparé à l'intention des ministres et des ministres d'État dans lequel est énoncé leur rôle au sein de leurs ministères respectifs :

Compte tenu de la portée et de la complexité des attributions dont sont investis les ministres, la majorité d'entre elles doivent, pour des raisons pratiques, être exercées par des fonctionnaires au nom du ministre, conformément aux principes de common law codifiés dans des textes de loi ou en vertu des pouvoirs qui leur sont expressément délégués par le ministre..^{Footnote 1}

Les pouvoirs délégués permettent aux gestionnaires d'atteindre les objectifs ministériels et gouvernementaux, tout en assurant la responsabilisation par rapport aux décisions.

À Infrastructure Canada (INFC), les pouvoirs en matière de ressources humaines sont délégués au moyen de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Ce document énonce la façon dont les pouvoirs de dotation énoncés dans l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) sont subdélégués à des gestionnaires de divers niveaux. L'instrument de subdélégation fournit également de l'orientation sur d'autres pouvoirs liés aux ressources humaines, comme l'octroi de congés, la gestion du rendement, ainsi que les prix et la reconnaissance.

Objectif et portée de la vérification

La vérification a pour objectif de fournir l'assurance qu'INFC administre ses pouvoirs délégués en matière de ressources humaines conformément aux exigences des lois et des politiques. Les critères de la vérification sont les suivants :

• les instruments liés aux pouvoirs, aux responsabilités et à l'obligation de rendre compte sont établis et documentés;
• les politiques et les procédures internes de gestion des ressources humaines sont adéquates, à jour et communiquées;
• la conformité aux autorisations est atteinte et surveillée.

La vérification vise la période allant d'avril 2013 à juin 2015 et se penche sur les politiques et les procédures ministérielles, y compris celles établies par les organismes centraux pertinents, ainsi que sur les dispositions législatives pertinentes. L'information obtenue jusqu'en décembre 2015 a également été prise en considération dans le cadre de l'analyse.

Conclusion

La vérification a révélé qu'INFC administre généralement ses pouvoirs délégués en matière de ressources humaines conformément aux exigences des lois et des politiques. La vérification interne a cerné une question qui nécessite une attention immédiate. Pour répondre à la préoccupation immédiate, il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des services ministériels :

• s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable.

Les quatre points à améliorer qui ont été cernés portent principalement sur l'amélioration de la clarté de l'instrument de délégation, l'amélioration des processus internes et la mise au point d'une formation ou d'une orientation propre au Ministère à l'intention des gestionnaires délégués.

Il est également recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels :

• mette à jour l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines de façon à tenir compte des changements apportés à la structure de gouvernance. Cela précisera les rôles et les responsabilités des personnes qui sont censées exécuter des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines;
• officialise le processus d'évaluation des risques lorsque des pouvoirs sont délégués. Cela permettrait de justifier les délégations et de s'assurer que des mesures de surveillance appropriées sont en place;
• crée des procédures officielles d'administration de la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois, ainsi que des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor;
• élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.

2 CONTEXTE

Introduction

La délégation de pouvoirs fait partie des contrôles internes fondamentaux qui sous-tendent la gestion du gouvernement. La citation suivante du Bureau du Conseil privé est extraite d'un guide préparé à l'intention des ministres et des ministres d'État dans lequel est énoncé leur rôle au sein de leurs ministères respectifs :

Compte tenu de la portée et de la complexité des attributions dont sont investis les ministres, la majorité d'entre elles doivent, pour des raisons pratiques, être exercées par des fonctionnaires au nom du ministre, conformément aux principes de common law codifiés dans des textes de loi ou en vertu des pouvoirs qui leur sont expressément délégués par le ministre..^{Footnote 2}

Les pouvoirs délégués permettent aux gestionnaires d'atteindre les objectifs ministériels et gouvernementaux, tout en assurant une reddition de comptes par rapport aux décisions.

Deux principaux pouvoirs liés aux activités quotidiennes de gestion gouvernementale sont délégués : les pouvoirs en matière de finances et les pouvoirs en matière de ressources humaines.

Pouvoirs délégués en matière de ressources humaines

Contexte gouvernemental

Les pouvoirs et les responsabilités associés aux ressources humaines sont partagés entre le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada), la CFP et les sous-ministres (SM). La CFP délègue aux SM tous les pouvoirs connexes nécessaires à la dotation dans leurs ministères respectifs.

La CFP délègue officiellement ce pouvoir aux administrateurs généraux (AG) par le truchement de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Dans l'esprit du préambule à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les AG sont d'ailleurs invités à subdéléguer ces pouvoirs au sein de leur organisation. 

En décembre 2015, la CFP a annoncé qu'un IDRN révisé et la politique de nomination connexe entreront en vigueur le 1^er avril 2016. Cette nouvelle version donnera une plus grande latitude aux ministères et changera considérablement la surveillance et les rapports relatifs à ces pouvoirs entre les ministères et les organismes centraux.

Contexte ministériel

Conformément au Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016, INFC avait 370 employés et des dépenses prévues de plus de 3,6 milliards de dollars en 2015-2016. Le Ministère compte six cadres supérieurs aux échelons de sous-ministre (SM), de sous-ministre délégué (SMD) et de sous-ministre adjoint (SMA), de même que 27 cadres aux échelons de directeur général et de directeur. Des gestionnaires de divers groupes et niveaux appuient la direction dans l'ensemble du Ministère.

Les pouvoirs en matière de ressources humaines sont délégués au moyen de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines approuvé par l'AG. 

L'instrument délègue plus de 100 pouvoirs répartis entre six postes de gestion génériques et deux pouvoirs fonctionnels. Il documente la façon dont les pouvoirs de dotation sont subdélégués aux divers échelons de la gestion à INFC et fournit une orientation sur d'autres pouvoirs en matière de ressources humaines, notamment l'octroi de congés, la gestion du rendement, ainsi que les prix et la reconnaissance.

Diagramme 1 – Aperçu des rôles et des responsabilités liés aux pouvoirs délégués en matière de ressources humaines

3 OBJECTIF ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La vérification a pour objectif de fournir l'assurance qu'INFC administre ses pouvoirs délégués en matière de ressources humaines conformément aux exigences des lois et des politiques. Les critères de la vérification sont notamment les suivants :

• les instruments liés aux pouvoirs, aux responsabilités et à l'obligation de rendre compte sont établis et documentés;
• les politiques et les procédures internes de gestion des ressources humaines sont adéquates, à jour et communiquées;
• la conformité aux autorisations est atteinte et surveillée.

La vérification vise la période allant d'avril 2013 à juin 2015 et se penche sur les politiques et les procédures ministérielles, y compris celles établies par les organismes centraux pertinents, ainsi que sur les dispositions législatives pertinentes. L'information obtenue jusqu'en décembre 2015 est également prise en considération dans le cadre de l'analyse.

Cette vérification a été menée conformément au plan de vérification axé sur les risques 2015-2018 d'INFC.

4 STRATÉGIE DE VÉRIFICATION

La stratégie et la méthode utilisées sont conformes aux pratiques, aux processus, aux procédures et aux normes de vérification internes généralement acceptés au gouvernement du Canada, et conformes à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

Le cadre de nomination de la CFP, la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor et l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines d'INFC sont les principales sources des critères utilisés dans la présente vérification. La version la plus récente des contrôles de gestion fondamentaux du Bureau du contrôleur général, ainsi que les pratiques et les rapports pertinents d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada ont également été consultés.

Les travaux ont été réalisés en trois étapes – planification, examen et rapport – incluant des réalisations attendues aux jalons importants. La phase de planification a notamment été celle des entrevues avec des employés d'INFC, de l'examen documentaire et de l'évaluation des risques de la vérification. Le plan de vérification a été présenté au client afin de valider les faits et de confirmer que l'information préparée était exacte et complète.

Au cours de la phase d'examen de la vérification, divers tests ont été menés au besoin pour fournir des garanties raisonnables quant à l'administration des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines. Les vérificateurs ont interviewé des représentants ministériels, ont examiné la documentation et ont passé à travers les processus.

4.1 Méthodes d'échantillonnage

Des transactions sélectionnées à partir de trois types de pouvoirs délégués en matière de ressources humaines ont été examinées dans le cadre de la vérification :

5 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION

5.1 Existence de pouvoirs, de responsabilités et d'obligations de rendre compte

Critères de la vérification

On s'attendait à ce que les instruments liés aux pouvoirs, aux responsabilités et aux obligations de rendre compte soient établis et documentés. En particulier :

• Les pouvoirs délégués sont écrits et approuvés par l'autorité compétente;
• L'instrument de délégation est clair en ce qui a trait à la communication des pouvoirs délégués;
• Les pouvoirs délégués sont conformes aux rôles et aux responsabilités;
• La répartition des tâches liées à l'exercice des pouvoirs délégués est appropriée.

Les critères étaient axés sur l'instrument de délégation sous-jacent

Approbation du pouvoir délégué

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines énonce par écrit la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines à INFC. La version la plus récente a été approuvée par le SM le 15 décembre 2014.

Clarté de l'instrument de délégation

L'IDRN impose les mêmes restrictions à tous les ministères et organismes fédéraux relevant de la CFP. La CFP a également la capacité d'imposer des restrictions additionnelles à certaines organisations. INFC n'a pas été soumis à des restrictions additionnelles pendant la période visée par la vérification.

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines d'INFC est clair et reflète toutes les délégations contenues dans l'IDRN. De plus, il fournit des précisions additionnelles sur la délégation d'autres pouvoirs, au-delà des pouvoirs précisés dans l'IDRN, notamment la désignation des personnes qui sont autorisées à approuver divers types de congés, de même que les prix et la reconnaissance.

La plus récente version de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines attribue certaines responsabilités et obligations de rendre compte à un comité de cadres supérieurs (aux échelons de directeur général et de SMA), le Comité de gestion des personnes (CGP), notamment le pouvoir fonctionnel d'approuver certaines transactions avant qu'un gestionnaire délégué n'exerce son pouvoir. En raison d'un changement apporté à la structure de gouvernance au milieu de 2014, le CGP a été dissout. La Direction des ressources humaines et de l'administration est actuellement en train de mettre l'instrument à jour pour tenir compte de ce changement. Toutefois, en date de décembre 2015, aucune date cible n'avait été fixée pour l'apport de cette mise à jour. La CFP a diffusé un nouveau cadre qui entre en vigueur le 1^er avril 2016, et la Direction des ressources humaines et de l'administration s'assure actuellement que la mise à jour tient compte de tout changement s'y rapportant.

Risques et répercussions :

L'instrument de délégation actuel attribue certaines responsabilités et obligations de rendre compte à un comité qui n'existe plus. Diverses activités précédemment réalisées par le CGP n'ont plus lieu ou sont effectuées par d'autres personnes ou comités, ce qui pourrait donner lieu à un exercice des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines non conforme aux politiques ou aux lois.

Harmonisation des pouvoirs délégués

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines divise les pouvoirs délégués en six niveaux. Une matrice de tous les pouvoirs délégués est présentée à l'annexe 1. Elle précise quel niveau a l'autorisation d'exercer chaque pouvoir. 

Le niveau de délégation de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines s'harmonise généralement avec la hiérarchie du rang au Ministère. Le niveau décisionnel accordé dans l'instrument par rapport au niveau hiérarchique correspondant coïncidait avec le niveau de responsabilité attendu de ce poste.

Même si le niveau des responsabilités et des obligations de rendre compte attribuées à un poste donné au moyen de l'instrument de délégation était conforme au niveau attendu, il n'y avait aucune évaluation de risque officielle ou documentée pour étayer le niveau hiérarchique minimal des délégations.

Il convient de noter que le préambule à la LEFP suggère de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs liés à la nomination aux gestionnaires de la fonction publique; cependant, aucune définition de « gestionnaire » n'est fournie.

Lorsque l'instrument est mis à jour, les secteurs fonctionnels au sein de la direction générale des ressources humaines examinent la ou les parties de l'instrument qui se rapportent à leurs secteurs d'expertise. À la suite de cet examen, des changements suggérés sont apportés en fonction des connaissances des examinateurs relativement à ces secteurs, y compris les changements récents ou prévus aux lois ou aux règlements sous-jacents et aux politiques du Conseil du Trésor ou de la CFP. 

Risques et répercussions :

L'évaluation des risques pour étayer les délégations est considérée comme une pratique exemplaire. Sans évaluation documentée des risques, le Ministère risque d'être incapable de justifier son processus décisionnel, ce qui fait qu'il est difficile de déterminer si les résultats voulus sont atteints. Un processus informel compromet également la rétention du savoir collectif.

Répartition des tâches

Dans l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines,les pouvoirs qui ne peuvent pas être délégués appartiennent à l'AG (conformément à l'IDRN). Cela comprend le pouvoir de révoquer des nominations et de prolonger la période d'engagement à devenir bilingue dans le cas des nominations non impératives et la capacité de subdéléguer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs liés à la nomination.

Les pouvoirs délégués en matière de ressources humaines ne posent pas les mêmes problèmes de répartition des tâches que les pouvoirs délégués en matière de finances. Par exemple, avant leur mise en œuvre, les transactions à risque plus élevé (comme la création ou la reclassification d'un poste) nécessitent une interaction des membres du personnel des ressources humaines, ce qui limite la capacité d'une personne à exercer unilatéralement un pouvoir délégué en matière de ressources humaines.

Recommandation 1. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, mette à jour l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines de façon à tenir compte de la structure de gouvernance. Cela précisera les rôles et les responsabilités des personnes qui sont censées exécuter des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.

Recommandation 2. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, officialise le processus d'évaluation des risques. Cela permettrait de justifier les délégations et de s'assurer que les mesures de surveillance appropriées sont en place.

5.2 Caractère adéquat des instruments, des politiques et des procédures

Critères de la vérification

On s'attendait à ce que les instruments liés aux pouvoirs, ainsi que les politiques et procédures connexes, soient adéquats, à jour et communiqués. En particulier :

• Les pouvoirs délégués en matière de ressources humaines sont compatibles avec la structure organisationnelle;
• Les politiques et les procédures applicables sont tenues à jour et mises à la disposition des personnes qui ont des pouvoirs délégués;
• Les pouvoirs délégués sont communiqués aux fonctionnaires en temps opportun;
• Les personnes sont désignées pour exercer des pouvoirs seulement après avoir reçu la formation appropriée;
• Il y a en place un processus d'examen régulier de l'instrument de délégation et de consultation à cet égard.

Les critères sont axés sur l'administration des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines, notamment les processus liés à l'octroi des pouvoirs et au maintien de ceux-ci.

Harmonisation des pouvoirs délégués

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines divise les pouvoirs délégués en six niveaux. Pour chacun des éléments de l'instrument, le pouvoir est absolu ou nul; il n'y a pas de restrictions additionnelles ou distinctives fondées sur le niveau du poste.

La lettre de l'AG qui délègue officiellement les pouvoirs en matière de ressources humaines ne précise pas à quel niveau de la matrice le pouvoir est délégué. Au lieu de cela, le pouvoir correspond au poste du titulaire. Dans le cas d'un pouvoir intérimaire, la personne se voit déléguer les pouvoirs associés au poste intérimaire qu'elle occupe. Le pouvoir entre en vigueur à la suite des procédures établies pour invoquer la nomination intérimaire.

Comme la lettre de l'AG ne précise pas le niveau du pouvoir qui est accordé, il n'est pas possible d'accorder un pouvoir qui diffère du pouvoir énoncé dans l'instrument de délégation. De ce fait, la vérification a révélé que les niveaux énoncés dans l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines s'harmonisaient étroitement avec la structure organisationnelle du Ministère.

Les politiques et les procédures sont actualisées et mises à disposition

La vérification a révélé un manque reconnu de procédures officialisées relatives à l'octroi de pouvoirs délégués aux personnes. En particulier, l'étape initiale pour lancer le processus de préparation de lettres de l'AG pour la délégation d'un pouvoir à une personne peut émaner de multiples sources. Par exemple, une telle demande pourrait être formulée par le secteur d'embauche, par un autre agent des ressources humaines ou par le groupe des finances.

Le processus de surveillance des exigences de formation des employés n'est également pas officialisé. Il est actuellement exécuté au cas par cas, et l'ensemble du processus repose sur un seul employé. Étant donné que le processus n'est pas documenté, il existe un risque important que la surveillance et le suivi nécessaires ne soient pas réalisés advenant le départ de cet employé.

Risques et répercussions :

Des documents de politiques et de procédures à jour, bien tenus et facilement accessibles constituent un élément clé d'un processus opérationnel efficient et efficace. Ces documents expriment clairement les attentes de la direction. Le défaut de suivre les politiques et les procédures établies augmentent la probabilité de non-conformité aux exigences des lois ou des politiques. 

Communication des pouvoirs délégués

Une fois qu'il a été approuvé par l'AG, l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines est affiché sur l'intranet d'INFC et est accessible à tous les employés. L'IDRN de la CFP qui lui sert de base est également affiché sur l'intranet d'INFC.

La lettre de l'AG qui confère un pouvoir délégué en matière de ressources humaines précise que la délégation découle de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines, qu'elle doit y être conforme, ainsi qu'à toute politique, tout règlement et toute loi applicables.

Lorsqu'une personne se voit accorder un pouvoir délégué en matière de ressources humaines, elle reçoit une trousse qui inclut la lettre de l'AG, ainsi que l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines d'INFC et l'IDRN. Un représentant des ressources humaines est également disponible pour lui donner un aperçu informel des responsabilités et des obligations de rendre compte qui sont associées à la délégation d'un pouvoir. 

Formation et orientation sur les pouvoirs délégués

La Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor prévoit qu'un employé qui exerce un pouvoir de signature délégué en ressources humaines est responsable d'accomplir les tâches associées à son poste à l'exception des pouvoirs de signature délégués tant que la formation indispensable n'est pas réussie. L'École de la fonction publique du Canada (EFPC) est désignée à titre de fournisseur de services pour la formation indispensable, et la directive stipule que la vérification et la validation des connaissances liées aux pouvoirs de signature délégués doivent avoir lieu au moins aux cinq ans. 

La vérification a révélé que l'exigence visant à assurer que les employés ont suivi toute la formation indispensable mandatée par le Conseil du Trésor avant de se voir accorder un pouvoir délégué était suivie. 

INFC a imposé des exigences de formation additionnelles dans le cadre de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines, selon lesquelles tous les gestionnaires et superviseurs sont tenus de suivre le cours Gestion du rendement pour le gouvernement du Canada (G140) de l'EFPC avant de pouvoir signer une entente de rendement. 

Dans notre échantillon, nous avons trouvé un cas où un superviseur avait signé une entente de rendement avant d'avoir suivi la formation indispensable.

Bien que la formation de l'EFPC donne un bon aperçu de la délégation, elle ne reflète pas nécessairement le contexte opérationnel quotidien d'INFC. Compte tenu de la portée large et de la nature générale du cours de l'EFPC, les entrevues ont révélé que certains employés ne comprennent peut-être pas clairement les pouvoirs délégués qu'ils sont censés exercer, ainsi que les responsabilités et les obligations de rendre compte connexes qui découlent de l'exercice de ces pouvoirs délégués. Ce commentaire est également étayé par certaines des erreurs isolées qui ont été trouvées dans notre échantillon. À la lumière de ces constatations, une formation ou une orientation quelconque à l'intention des personnes investies de pouvoirs délégués serait utile.

Risques et répercussions :

Il y a un risque que les employés ayant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines ne comprennent pas entièrement toutes leurs responsabilités et obligations de rendre compte. Au-delà de la non-conformité aux politiques, le manque de formation peut également donner lieu à des inefficacités ou à des erreurs.

Processus d'examen de l'instrument de délégation

Il n'y a pas de calendrier officiel pour les mises à jour de l'instrument de délégation; toutefois, depuis plusieurs années, l'instrument de délégation a été mis à jour environ tous les 12 à 18 mois.

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines est distribué aux cadres supérieurs chaque fois que des changements y sont apportés. Dans le cas des mises à jour précédentes, ces changements étaient examinés et approuvés par le CGP; toutefois, comme susmentionné, le CGP a été dissout. Tant que l'instrument de délégation ne sera pas mis à jour pour tenir compte de la dissolution du CGP, il y aura un manque de clarté quant à quel organisme est responsable d'examiner ou d'approuver les futurs changements.

Recommandation 3. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, crée des procédures officielles d'administration de la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois, ainsi que des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor.

Recommandation 4. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable du Conseil du Trésor et d'INFC, au besoin.

Recommandation 5. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.

5.3 Respect des pouvoirs en matière de ressources humaines

Critères de la vérification

On s'attendait à ce que le respect des lois, des politiques et des pouvoirs en matière de ressources humaines soit atteint et surveillé. En particulier :

• Les pouvoirs délégués sont exercés conformément aux instruments de délégation;
• Il y a un processus officiel en place pour la surveillance de la conformité de la délégation des pouvoirs et des lois, des politiques et des pouvoirs connexes;
• Les résultats de la surveillance et de l'assurance de la qualité sont fournis en temps opportun aux responsables des ressources humaines et à la haute direction.

Les pouvoirs délégués sont exercés conformément aux instruments de délégation

L'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines exige que les descriptions de travail soient approuvées par une personne investie de pouvoirs délégués en matière de ressources humaines. 

Nous avons trouvé un cas dans l'échantillon où une personne qui avait autorisé une description de travail n'avait pas de pouvoir délégué en matière de ressources humaines. La personne en question avait suivi toutes les formations nécessaires, mais l'AG ne lui avait pas encore officiellement délégué les pouvoirs en matière de ressources humaines.

Du point de vue de la dotation, nous avons également relevé un cas où une personne avait signé une lettre d'offre alors qu'elle n'avait pas le pouvoir de le faire. La personne avait le pouvoir par intérim; toutefois, rien n'indiquait que la nomination avait été invoquée au moment où l'offre a été faite.

Surveillance de la conformité

Les résultats de la surveillance sont consignés

Le groupe Politiques et programmes assure une fonction de surveillance au sein de la Direction des ressources humaines et de l'administration. Chaque année, un plan annuel est élaboré aux fins de l'examen de certains éléments, habituellement en fonction des secteurs d'intérêts cernés par la CFP.

Chaque trimestre, le travail est effectué conformément au plan annuel. Les pouvoirs délégués seraient examinés (s'il y a lieu) dans les dossiers sélectionnés aux fins d'examen.

Les résultats de ces examens étaient précédemment fournis au CGP. Depuis la dissolution du CGP, on ne sait pas à qui les résultats seront fournis.

6 CONCLUSION

La vérification a révélé qu'INFC administre généralement ses pouvoirs délégués en matière de ressources humaines conformément aux exigences des lois et des politiques. La vérification interne a cerné une question qui nécessite une attention immédiate, de même que quatre points à améliorer. Pour répondre à la préoccupation immédiate, il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels :

• s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable.

Les quatre points à améliorer qui ont été cernés portent principalement sur l'amélioration de la clarté de l'instrument de délégation, l'amélioration des processus internes et la mise au point d'une formation ou d'une orientation propre au Ministère à l'intention des gestionnaires délégués.

Il est également recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels :

• mette à jour l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines de façon à tenir compte des changements apportés à la structure de gouvernance. Cela précisera les rôles et les responsabilités des personnes qui sont censées exécuter des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines;
• officialise le processus d'évaluation des risques lorsque des pouvoirs sont délégués. Cela permettrait de justifier les délégations et de s'assurer que les mesures de surveillance appropriées sont en place;
• crée des procédures officielles d'administration de la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois, ainsi que des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor;
• élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.

7 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

La présente vérification est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

8 RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

Réponse et plan d'action de la direction

#	Recommandation	Réponse et plan d'action de la direction	BPR et date d'échéance
1	Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, mette à jour l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines de façon à tenir compte de la structure de gouvernance. Cela précisera les rôles et les responsabilités des personnes qui sont censées exécuter des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.	Le SMA, Services ministériels, approuve et accepte cette recommandation.  Les RH réaliseront l'examen de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines en tenant compte de la nouvelle structure de gouvernance. Cet examen inclura également la nouvelle orientation en matière de dotation qui entrera en vigueur le 1er avril 2016.	SMA, Direction générale des services ministériels Date d'achèvement visée : 1er avril 2016
2	Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, officialise le processus d'évaluation des risques. Cela permettrait de justifier les délégations et de s'assurer que les mesures de surveillance appropriées sont en place.	Le SMA, Services ministériels, approuve et accepte cette recommandation.  Un processus d'évaluation des risques sera élaboré dans le cadre de l'examen de l'Instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines.	SMA, Direction générale des services ministériels Date d'achèvement visée : 1er avril 2016
3	Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, crée des procédures officielles d'administration de la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois et des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor.	Le SMA, Services ministériels, approuve et accepte cette recommandation.  Pour s'assurer qu'INFC respecte les exigences des lois et des politiques du Conseil du Trésor, les RH créeront des procédures officielles, incluant les rôles et les responsabilités, pour l'administration de la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines.	SMA, Direction générale des services ministériels Date d'achèvement visée : 31 juillet 2016
4	Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable du Conseil du Trésor et d'INFC, au besoin	Le SMA, Services ministériels, approuve et accepte cette recommandation.  Un examen de tous les employés exerçant un pouvoir délégué sera réalisé, et les résultats seront fournis aux membres du CDM. Un plan d'action sera établi à l'intention des employés qui n'ont pas suivi la formation requise dans le but d'assurer que les gestionnaires délégués ont la formation nécessaire à la délégation en matière de RH.	Unité des politiques et des programmes. Date d'achèvement visée : 29 février 2016. Date d'achèvement visée : 1er avril 2016.
5	Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines.	Le SMA, Services ministériels, approuve et accepte cette recommandation.  Les RH élaboreront une trousse à l'intention des gestionnaires exerçant des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines. Elle inclura une séance d'information sur la délégation en collaboration avec le groupe Finances. Les renseignements dans la trousse d'accueil seront également inclus s'il y a lieu.	SMA, Direction générale des services ministériels Date d'achèvement visée : 31 juillet 2016

Termes utilisés dans les plans d’action de la direction : CDM – Comité de direction du Ministère. Le plus haut comité , qui se compose du DM des sous-ministres délégués et afjoints, et du dirigeant principal de la vérification.

9 Annexe 1 – Extrait de la matrice de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines

Point	Niveau						Pouvoirs fonctionnels
	1.SM	2.SM délégué	3.EX au SM	4.Tous les autres EX*	5.EX moins 1 (avec délégation financière des RH)	6.Superviseur	DGRH	CGP
Pouvoir d'approuver l'exigence en matière de sécurité d'un poste (description de travail unique)	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Pouvoir d'approuver l'exigence en matière de sécurité d'un poste (description de travail générique)	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Pourvoir d'apporter des changements administratifs à un poste (titre du poste, lieu de travail, profil linguistique, etc.) *Consultation avec le CGP seulement lors de la création ou de la modification du profil linguistique a un poste unilingue.	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non	Oui*

Footnotes

Footnote 1 & 2

Canada. Bureau du Conseil privé. Secrétariat de l'appareil gouvernemental. Pour un gouvernement responsable – Guide du ministre et du ministre d'État. [Ottawa], Bureau du Conseil privé, 2011, p. 47.

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